Sistemi di segnalazione delle violazioni Whistleblowing
Nel Gruppo Intesa Sanpaolo Vita (in seguito “Gruppo Assicurativo”) è attivo un sistema interno di segnalazione di atti o fatti che possano costituire violazioni di norme disciplinanti l’attività bancaria o altre condotte illecite (Whistleblowing)
Chi può effettuare una segnalazione
In linea con le disposizioni previste dal D. Lgs. 24/2023, a partire dal 15 luglio 2023, viene ampliata la platea dei possibili segnalanti. Possono effettuare una segnalazione whistleblowing:
- i lavoratori dipendenti e i lavoratori autonomi che svolgono o hanno svolto la propria attività lavorativa presso il Gruppo Assicurativo;
- i titolari di un rapporto di collaborazione professionale di cui all’articolo 409 c.p.c. (ad esempio, rapporto di agenzia) e all’art. 2 D. Lgs. 81/15 (collaborazioni organizzate dal committente);
- i lavoratori o collaboratori che forniscono beni o servizi o che realizzano opere in favore di terzi e svolgono o hanno svolto la propria attività lavorativa presso il Gruppo Assicurativo;
- i liberi professionisti e i consulenti che svolgono o hanno svolto la propria attività lavorativa presso il Gruppo Assicurativo;
- i volontari e i tirocinanti (retribuiti e non retribuiti);
- gli azionisti (persone fisiche);
- le persone con funzione di amministrazione, controllo, vigilanza o rappresentanza (di seguito esponenti).
Il processo Whistleblowing, che integra gli altri sistemi e processi di segnalazione attivi in Azienda, consente di segnalare con la massima garanzia di riservatezza, violazioni che ledono l’interesse pubblico o l’integrità delle Società del Gruppo Assicurativo di cui si è venuti a conoscenza nell’ambito del contesto lavorativo, o sulla base della relazione giuridico-economica intercorrente con il Gruppo Assicurativo, tutelando il segnalante da possibili comportamenti ritorsivi o discriminatori.
Come effettuare una segnalazione
È possibile inviare le segnalazioni Whistleblowing utilizzando gli specifici canali di seguito indicati (disponibili 24 ore su 24, 7 giorni su 7, in lingua italiana ed inglese).
La segnalazione deve consentire l’identificazione del segnalante (nome e cognome, rapporto con l’azienda e recapiti per il contatto) e deve contenere una circostanziata descrizione dei fatti e dei comportamenti considerati in contrasto con la normativa indicando, ove possibile, anche i documenti, le regole che si considerano violate e gli altri riscontri utili a condurre l’accertamento sui fatti contestati. Il segnalante ha infine l’obbligo di dichiarare se ha un interesse personale collegato alla segnalazione.
Il Responsabile dei sistemi interni di segnalazione, individuato nel Titolare della Funzione Audit del Gruppo Assicurativo ha il compito di assicurare il corretto svolgimento del processo.
CANALI INTERNI al Gruppo Intesa Sanpaolo Vita
Al canale principale si rivolgono tutti i segnalanti ad eccezione degli esponenti (per i quali è stato previsto un canale dedicato). La segnalazione può essere effettuata, utilizzando la comunicazione:
Scritta, all’indirizzo:
Orale, tramite un sistema di messaggistica vocale registrata (durata massima della registrazione 3 minuti), ai seguenti numeri:
- +390241340999 per segnalazioni in italiano;
- +390241340998 per segnalazioni in inglese.
Le comunicazioni sono gestite mediante canali specifici, segregati ed autonomi rispetto a quelli ordinari.
Il segnalante può inoltre richiedere, per il tramite dei due canali sopra indicati, un incontro finalizzato ad effettuare la segnalazione. L’incontro sarà fissato entro un termine ragionevole con il Delegato ed eventualmente con un addetto della funzione identificata dal Responsabile dei sistemi interni di segnalazione del Gruppo Assicurativo quale coinvolta nell’accertamento.
I dati personali e le informazioni verranno trattati dalle Società del Gruppo Assicurativo in qualità di Titolari del trattamento per finalità relative alla gestione delle segnalazioni. I dati personali e le informazioni saranno conservati non oltre 5 anni dell’esito finale della procedura, in adempimento alla normativa di riferimento.
Informativa Privacy ai sensi del GDPR (General Data Protection Regulation - Regolamento UE 2016/679).
CANALI ESTERNI al Gruppo Intesa Sanpaolo Vita
In via prioritaria, i segnalanti sono incoraggiati a utilizzare i canali interni e, al ricorrere di determinate condizioni, possono effettuare una segnalazione esterna direttamente alle Autorità competenti.
É possibile effettuare una segnalazione esterna, per l’Italia, all’Autorità Nazionale AntiCorruzione (ANAC), se ricorre, al momento della sua presentazione, una delle seguenti condizioni:
- non è prevista, nell’ambito del contesto lavorativo, l’attivazione obbligatoria del canale di segnalazione interna ovvero questo non è attivo o, anche se attivato, non è conforme alla normativa esterna;
- ha già effettuato una segnalazione interna e la stessa non ha avuto seguito, dove per seguito si intende l’azione intrapresa dal soggetto cui è affidata la gestione del canale di segnalazione per valutare la sussistenza dei fatti segnalati, l’esito delle indagini e le eventuali misure adottate;
- ha fondati motivi di ritenere che, se effettuasse una segnalazione interna, alla stessa non sarebbe dato efficace seguito ovvero che la stessa segnalazione possa determinare il rischio di ritorsione;
- ha fondato motivo di ritenere che la violazione possa costituire un pericolo imminente o palese per il pubblico interesse.
Le segnalazioni esterne all’ANAC possono essere effettuate secondo le modalità previste sul sito istituzionale dell’ente.
